Almcamp 2009 – Die Organisation

Eigentlich dachte ich, so ein Barcamp kann ja nicht so schwer zu organisieren sein – das ist ja gschwind erledigt. Ist es nicht…

Wie organisiert man ein Almcamp?
Bei Jan Theofel gibt es einen sehr schönen Artikel, wie man ein Barcamp organisiert. Nur leider gelten viele Punkte von seiner Liste nicht für ein Almcamp.

Räume:
Beim Almcamp gibt es nur einen einzigen Raum. Dieser Raum dient zur Nahrungsaufnahme (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) als Sessionraum und für das gemütliche anschließende Zusammensein.

Sachsponsoring:
Sämtliches Sachsponsoring in Sachen Food hatten wir vorher ausgeschlossen. Einmal kann man es der Hüttenwirtin kaum zumuten, ihr eine Kaffemaschine oder gesponsorte Lebensmittel vor die Nase zu setzen und zweitens wollten wir authentisches Almhüttenessen und -getränke.

Lautsprecheranlage:
entfällt beim Almcamp. Die Stimme trägt im Raum und bei der Live-Übertragung war alles gut zu verstehen.

Wasser- und Stromversorgung sowie Müllentsorgung:
War auf dem Almcamp ebenfalls kein Thema. Der Generator lief fast rund um die Uhr und hat uns ordentlich mit Strom versorgt. Dazu hatten wir noch ein Teil für den Notfall. Den Strom an die einzelnen Leute zu bringen war schon schwieriger. Im Gastraum gab es nur eine einzige Steckdose (sic!). An diese Steckdose hätten wir niemals 40 Laptop- und Handyladegeräte anschließe können. Wir haben eine Leitung direkt vom Generator in den Gastraum verlegt und von dort mit vielen Verlängerungskabeln an jeden Tisch verteilt. An den Tischen selber gab es wieder einige Mehrfachstecker. Mehrfachstecker sollten eigentlich inzwischen zur Grundausstattung eines jeden Barcamp-Teilnehmers gehören.

rauchfrei
Die Almhütte ist eh rauchfrei. Und das Rauchen vor der Tür war kein Problem.

Kleigedrucktes
Gab es nicht.

Catering und Getränke
Von Anfang an war klar, dass sämtliches Essen und Getränke von der Almhütte kommen sollten. Für Frühstück, Mittag- und Abendessen sowie nicht-alkoholische Getränke während des Tages wurden Sponsoren gesucht. Allerdings keine Sachsponsoren sondern Geldgeber. Geplant war, dass auf der Theke Kaffe- und Teekannen und Kannen mit Saftwasser (Holler und Himbeer) stehen und sich jeder bedienen kann. Während des Almcamps wurden dann doch alle Getränke an der Theke geordert. Zum Mittag- und Abendessen gab es zwei Gerichte zur Auswahl, darunter ein vegetarisches. Oder es gab überhaupt nur ein vegetarisches Gericht. Für die Mittagspause hatten wir eine Stunde eingeplant und es hat sehr gut funktioniert „Laptop zu und Teller drauf“ wurde zum geflügelten Wort. Wasser gab es in ausreichenden Mengen aus der Bergquelle. Die restlichen Getränke, die verzehrt wurden, hat jeder selber auf einer „Verzehrkarte“ auch ‚Saufkarte‘ genannt notiert.

Für den Freitagabend hatten wir keinen Sponsor gewinnen können, bzw. der Tourismusverband Lieser- und Maltatal hat sein zugesagtes Sposonring später zurückgezogen. Dafür hat jeder Teilnehmer im Vorfeld 10 Euro überwiesen und wir hatten auch wieder zwei Gerichte zur Auswahl. Auch das hat sehr gut funktioniert.

Nur einmal wussten einige Leute nicht, was sie eine halbe Stunde zuvor bestellt hatten… Einige Fälle von extremem Kurzzeitgedächtnis anscheinend!!

Durch das Ein-Raum-Konzept des Alcamps hatten wir auch keine Probleme mit No-Shows oder Essen wegwerfen. Es wurden nur so viele Essen zubereitet und ausgeteilt, wie Almcamp-Teilnehmer da waren oder es fanden sich andere Abnehmer (Beispiel Kaiserschmarrn). Zwei Teilnehmer sind am Samstag-Mittag abgereist, weil ihnen das Almcamp nicht gefallen hat und ein Teilnehmer fuhr am Sonntagmorgen. Aber durch die überschaubare Teilnehmeranzahl waren wir im Orgateam immer informiert.

WLAN
Das WLAN hat uns einiges Kopfzerbrechen bereitet. Erst als geklärt war, dass wir eine Internetverbindung zur Alm herstellen können, haben wir das Almcamp überhaupt erst bekannt gegeben und beworben. Leider gab es dann ziemliche Schwierigkeiten mit dem Provider. Das erste Angebot lautete auf knapp 200 Euro. Später wurde es dann deutlich teurer und wir mussten einen Monat Datenvolumen mit 100 Gigabyte Begrenzung nehmen. Ein Sponsoring kam für den Provider nach sorgfältigen Kalkulationen im eigenen Haus dann doch nicht infrage. Also mussten wir uns kurz vor dem Almcamp-Termin auf die Suche nach einem Sponsor begeben. Die Telekom ist freundlicherweise als Sponsor eingesprungen und hat die Rechnung des Providers übernommen.

Die Installation war erstaunlich problemlos. Die Richtfunkstrecke funktioniert allerdings nur bei guter Sicht und bei Morgennebel oder Bewölkung hatten wir keine Internetverbindung, was von allen Barcamp-Teilnehmern erstaunlich gelassen hingenommen wurde.

Beamer und Papierwiki
Der Beamer wurde uns von der WKO geliehen und wurde an der Decke aufgehangen. Das Papierwiki fand an einer Wand Platz.

Sponsoren
Wir hatten fast ausschließlich Geldgeber, da damit das Catering und das Internet finanziert wurde. Von der Kärntenwerbung bekamen wir eine goodiebag. Es floss kein Geld über das Orgateam. Vom Lieferanten ergeht eine Rechnung an den jeweiligen Sponsor. Es war unglaublich schwer bei uns im Tal Sponsoren zu finden. Große Firmen gibt es nicht und viele ortsansässige Firmen hatten ihr Budget für 2009 bereits verplant oder haben überhaupt gar nicht verstanden, was ein Barcamp bedeutet und was ein Almcamp vor allem für die Region bedeuten kann. So kamen dann die Sponsoren aus Klagenfurt, aus Salzburg oder sogar aus Wien. Auf der anderen Seite haben ganz kleine Firmen aus dem Tal, zum Teil Einpersonenunternehmen Kleinbeträge gesponsort, obwohl sie sich wahrscheinlich jeden Euro vom Munde absparen mussten. Mit Sponsorenpaketen brauchten wir es erst gar nicht zu versuchen.

Jeder Sponsor durfte sich so darstellen, wie er wollte. So bekamen wir von der Telekom professionelle Aufsteller und von Schuh Rieder jede Menge Schuhe zum Herzeigen. Wieder andere legten ihren Flyer in die ‚Konfernztasche‘. Besonders haben wir uns gefreut, dass ATV T-Shirts gesponsort hat, dadurch haben sich nicht nur die Teilnehmer sehr stark mit der Veranstaltung Almcamp identifiziert sondern auch sämtliche Mitarbeiter der Leonhardhütte haben zwei Tage lang stolz die T-Shirts getragen.

Anreise/Übernachtung
Die Locationsuche beinhaltete bereits diese Punkte. Die Almhütte musste gut zu erreichen sein, aber dennoch weit ab von der Zivilisation. Die Hüttenwirtin hat sämtlichen Hütten für uns geblockt und uns einen Einheitspreis kalkuliert. Leider haben wir es nicht geschafft, sämtliche Betten zu belegen. Mitfahrgelegenheiten wurden per Wiki oder Twitter organisiert. Wir hatten eine Beschilderung ab der Autobahnausfahrt, aber ich glaube die meisten sind mit Navi-Unterstützug angereist.

Pressearbeit
Wir haben im Vorfeld eine Pressemitteilung verschickt und es ist ein Artikel in der Kronenzeitung erschienen. Obwohl ich von der Kleinen Zeitung interviewt wurde, habe ich keinen Artikel gesehen. Das Fernsehen hatte sich interessiert, jedoch nichts mehr von sich hören lassen. Es sind nur wenige Blogartikel im vorhinein erschienen. Dafür gibt es einige Blogposts im Nachhinein und erstaunlich viele Fotos. Momentan sind es 1001 Bilder.

Aufräumen
Während des Tages wurde eigentlich ständig durch die Mitarbeiter aufgeräumt. Das Abbauen am Sonntag war erstaunlich schnell erledigt. Die Hütte sah recht schnell wieder so aus wie vorher. Die Fundstücke haben wir inzwischen auch zuordnen können.

Rahmenprogramm
Wandern am Freitag für Frühanreisende wurde sehr gerne angenommen!

No Shows
Die Teilnehmerzahl war bis Freitagabend eine Zitterpartie. Obwohl die Anmeldeliste im Wiki bereits einmal geschlossen werden musste, weil die maximale Teilnehmerzahl erreicht war, gab es dann doch eine große Fluktuation, als es um die Vorabüberweisung der Übernachtungen ging. Da keine Gelder über das Orgateam flossen, wussten wir bis zuletzt nicht, wieviele Teilnehmer bezahlt hatten. Am Anreisetag hatten wir gleich drei Autopannen und leider auch solche Meldungen wie „geht sich doch zeitlich nicht aus“. Wer so etwas sagt oder schreibt, braucht dringend ein Zeitmanagement-Seminar!!! Mit der Vorabüberweisung hatten wir eine gewisse Sicherheit, dass die Leute es auch ernst meinen. Allerdings war es unglaublich zeitaufwendig und mühsam sämtliche E-Mail Adressen herauszufinden und die E-Mail-Verteiler auf dem neuesten Stand der Anmeldungen zu halten. Und wenn man dann den Stand der Dinge nicht kennt, nutzt es auch nichts. Hier muss ich mir nächstes Jahr etwas anderes einfallen lassen. Wiki-Einträge werden wohl schnell mal gemacht und dann vergessen. Auch beim Wandern reduzierte sich die Teilnehmerzahl von 15 auf 10.

Man darf einfach nicht vergessen, dass die Hüttenwirtin sämtliche Betten für uns geblockt hatte und sämtliche Essen und Getränke auf der Basis 50 Personen kalkuliert und eingekauft hat. Wenn dann deutlich weniger Leute kommen, könnte das für sie ein finanzieller Nachteil sein.

Almcamp 2010
Obwohl ich einige Tage vor dem Almcamp gesagt habe, ich organisiere nie wieder eins, sieht es jetzt wohl so aus, als ob es ein Almcamp2010 geben wird. Wir werden die Teilnehmerzahl auf 40 reduzieren, weil wirklich nicht mehr in den Gastraum inklusive Laptop und Ladegeräte passen. Alles weitere kommt später!